Ochrona danych • e-Podatki.Eu
Polityka prywatności i plików cookies
Wyjaśniamy jasno, w jaki sposób e-Podatki.Eu Sp. z o.o. chroni i przetwarza dane osobowe użytkowników serwisu, klientów oraz osób kontaktujących się z nami w sprawie rozliczeń podatkowych i świadczeń zagranicznych.
1. Administrator danych osobowych
ul. Marcina Kasprzaka 29 lok. 108
01-234 Warszawa
NIP: 7582354342
KRS: 0000494681
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy KRS
Kapitał zakładowy: 5 000 zł
E-mail w sprawach dotyczących danych osobowych: biuro@e-podatki.eu
W dalszej części dokumentu spółka jest określana jako „Administrator”, „Spółka” albo „my”, a serwis e-podatki.eu jako „Serwis”.
2. Zakres i źródła danych
W zależności od sposobu korzystania z Serwisu i wybranej usługi możemy przetwarzać w szczególności:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe – np. imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, data urodzenia, numery identyfikacyjne i podatkowe;
- dane dotyczące sprawy – wybrana usługa i rok rozliczenia, kraj zatrudnienia lub opodatkowania, treść wiadomości, informacje o zatrudnieniu, dochodach, podatkach, świadczeniach, rachunku bankowym, sytuacji rodzinnej oraz inne informacje zawarte w przekazanych dokumentach;
- dane dotyczące umowy i rozliczeń – dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, udzielone pełnomocnictwa, historia kontaktu, płatności, faktury i dokumenty księgowe;
- dane innych osób – np. małżonka, dzieci, członków rodziny, pracodawców lub pełnomocników, jeżeli są potrzebne do realizacji zleconej usługi;
- dane techniczne – adres IP, data i czas żądania, adres odwiedzonej podstrony, informacje o przeglądarce, urządzeniu i systemie operacyjnym, adres strony odsyłającej, identyfikatory cookies oraz dane o interakcji z Serwisem;
- dane związane ze zgodami – treść i data udzielonej albo cofniętej zgody oraz zapis preferencji cookies.
Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie – za pośrednictwem formularzy, poczty elektronicznej, telefonu, korespondencji, przekazanych dokumentów oraz podczas zawierania i wykonywania umowy. W zakresie koniecznym do wykonania usługi dane mogą pochodzić również od osób, które reprezentujesz, pracodawców, organów podatkowych i innych organów publicznych, instytucji ubezpieczeniowych lub świadczeniowych oraz podmiotów wskazanych przez Ciebie albo uprawnionych na podstawie prawa.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Obsługa zapytania, formularza kontaktowego, bezpłatnej wyceny lub podjęcie innych działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku ogólnej korespondencji niezwiązanej z umową – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i udzielaniu odpowiedzi). | Do zakończenia korespondencji, a następnie co do zasady przez 12 miesięcy, chyba że dojdzie do zawarcia umowy, wniesienia reklamacji lub powstania roszczeń. |
| Przesłanie na podany adres e-mail zamówionego formularza lub linku do jego pobrania. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działanie podjęte na Twoje żądanie. | Do wysłania materiału i przez maksymalnie 30 dni w celach technicznych i obsługi ewentualnych problemów, chyba że wiadomość zapoczątkuje dalszą korespondencję. |
| Zawarcie i wykonanie umowy, w tym analiza dokumentów, przygotowanie rozliczeń, wniosków i deklaracji, reprezentacja, kontakt z właściwymi organami oraz obsługa płatności. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO. | Przez czas wykonywania umowy, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń albo zakończenia postępowań dotyczących sprawy. |
| Realizacja obowiązków podatkowych, rachunkowych, dokumentacyjnych i innych obowiązków wynikających z prawa. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi, rachunkowymi i dotyczącymi przeciwdziałania nadużyciom. | Przez okres wymagany właściwymi przepisami; dokumentacja podatkowa i księgowa jest co do zasady przechowywana przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął odpowiedni termin podatkowy, chyba że przepis szczególny wymaga dłuższego okresu. |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami, rozpatrywanie reklamacji oraz wykazanie prawidłowości działań Administratora. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora. | Do upływu terminów przedawnienia roszczeń lub prawomocnego zakończenia postępowania, a dane niezbędne do wykazania rozliczalności – przez okres odpowiedzialności przewidziany prawem. |
| Zapewnienie działania i bezpieczeństwa Serwisu, prowadzenie logów, wykrywanie błędów, spamu, nadużyć i ataków oraz wykonywanie kopii bezpieczeństwa. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zabezpieczeniu Serwisu, danych i ciągłości działania. | Logi techniczne co do zasady do 12 miesięcy; dane mogą być przechowywane dłużej, jeśli są potrzebne do wyjaśnienia incydentu lub obrony roszczeń. Cykle kopii bezpieczeństwa wynikają z przyjętej polityki bezpieczeństwa. |
| Ochrona formularzy przed spamem i automatycznymi nadużyciami przy użyciu Google reCAPTCHA. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie formularzy i infrastruktury. Dostęp do informacji w urządzeniu odbywa się zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej, w zakresie koniecznym do zapewnienia bezpieczeństwa usługi żądanej przez użytkownika. | Przez okres niezbędny do oceny ryzyka i ochrony formularza; okres przechowywania informacji przez Google wynika z zasad tej usługi. |
| Pomiar korzystania z Serwisu, tworzenie statystyk i poprawa jego funkcjonalności za pomocą Google Analytics 4. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej – Twoja uprzednia zgoda na analityczne cookies lub podobne technologie. | Do cofnięcia zgody lub wygaśnięcia cookies. Dane na poziomie użytkownika i zdarzenia w Google Analytics są przechowywane maksymalnie przez 14 miesięcy; raporty zagregowane mogą być przechowywane dłużej. |
| Przesyłanie informacji handlowych lub marketing bezpośredni – wyłącznie jeżeli odrębnie o to poprosisz lub wyrazisz wymaganą zgodę. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku kanałów elektronicznych także art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. W określonych przypadkach podstawą samego doboru adresatów może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy zachowaniu prawa sprzeciwu i wymogów dotyczących kanału kontaktu. | Do cofnięcia zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu; informacja o zgodzie może być przechowywana dłużej w celu wykazania jej prawidłowego pozyskania – do upływu właściwego okresu odpowiedzialności. |
Jeżeli dla jednego procesu ma zastosowanie więcej niż jedna podstawa prawna, wycofanie zgody albo wniesienie sprzeciwu nie powoduje usunięcia danych, które nadal musimy przetwarzać na innej podstawie, np. w celu wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub obrony roszczeń.
4. Dane innych osób i dane szczególnych kategorii
4.1. Dane małżonka, dzieci i innych osób
Usługi dotyczące rozliczeń podatkowych, świadczeń rodzinnych lub ulg mogą wymagać podania danych małżonka, dzieci, innych członków rodziny, pracodawców albo pełnomocników. Jeżeli przekazujesz nam dane innej osoby:
- upewnij się, że masz prawo je przekazać i że są one prawidłowe;
- przekaż tej osobie niniejszą politykę, o ile nie jest to niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku;
- nie przekazuj danych, które nie są potrzebne do realizacji sprawy.
W odniesieniu do danych osób niebędących stroną umowy podstawą przetwarzania jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora i klienta polegający na prawidłowym wykonaniu zleconej sprawy, uzyskaniu świadczenia, zastosowaniu ulgi albo potwierdzeniu okoliczności wymaganych przez właściwy organ. Jeżeli przepis prawa wymaga przetwarzania takich danych, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4.2. Szczególne kategorie danych
Dokumenty podatkowe lub dokumenty dotyczące świadczeń mogą wyjątkowo ujawniać dane szczególnych kategorii, np. informacje o zdrowiu, niepełnosprawności albo wyznaniu. Prosimy nie przekazywać takich danych, jeżeli nie są niezbędne do sprawy. Jeżeli ich przetwarzanie jest konieczne, odbywa się ono – zależnie od sytuacji – na podstawie wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) albo gdy jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f RODO). Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
4.3. Dane dzieci
Nie kierujemy usług bezpośrednio do dzieci. Dane dziecka przetwarzamy wyłącznie w zakresie potrzebnym do prowadzenia sprawy rodzica lub opiekuna prawnego, np. dotyczącej świadczenia rodzinnego lub ulgi podatkowej.
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do danego celu następującym kategoriom odbiorców:
- polskim i zagranicznym organom podatkowym, organom wypłacającym świadczenia, instytucjom ubezpieczeniowym oraz innym właściwym organom publicznym, np. Finanzamt, Belastingdienst lub ich odpowiednikom;
- pracodawcom i innym podmiotom, od których – na podstawie Twojego zlecenia lub pełnomocnictwa – pozyskujemy dokumenty potrzebne do prowadzenia sprawy;
- dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, narzędzi do obsługi formularzy, przechowywania i wymiany dokumentów, systemów informatycznych, CRM, kopii bezpieczeństwa i cyberbezpieczeństwa;
- podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, audytowe, ubezpieczeniowe, pocztowe, kurierskie, płatnicze lub bankowe;
- upoważnionym współpracownikom i podwykonawcom uczestniczącym w realizacji zleconej usługi;
- Google Ireland Limited oraz podmiotom z grupy Google – w związku z Google Analytics 4, Google reCAPTCHA, zewnętrznymi fontami lub treściami Google, jeżeli dana funkcja jest aktywna i została uruchomiona zgodnie z ustawieniami zgody;
- dostawcom zewnętrznych bibliotek i sieci dostarczania treści (CDN), jeżeli ich zasoby są pobierane przez Serwis.
Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie umów i zgodnie z naszymi instrukcjami, chyba że z uwagi na charakter usługi występują jako niezależni administratorzy danych, np. organ publiczny, bank lub operator zewnętrznego serwisu.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W związku z użyciem usług Google lub innych dostawców technologicznych dane techniczne mogą być dostępne dla podmiotów działających poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie odpowiedniego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności:
- decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym Ram Ochrony Danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework) – w odniesieniu do podmiotów objętych ważną certyfikacją; albo
- standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, uzupełnionych w razie potrzeby dodatkowymi zabezpieczeniami.
Google wskazuje, że Google LLC oraz objęte certyfikacją spółki zależne uczestniczą w EU–US Data Privacy Framework. Informacje o zabezpieczeniach można uzyskać, pisząc na biuro@e-podatki.eu.
Jeżeli na Twoje żądanie realizujemy usługę dotyczącą państwa spoza EOG i przekazanie danych właściwemu organowi, pracodawcy albo instytucji jest konieczne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, transfer może również opierać się na art. 49 ust. 1 lit. b RODO, a gdy umowa jest zawierana w Twoim interesie z innym podmiotem – na art. 49 ust. 1 lit. c RODO. O takim transferze informujemy w ramach obsługi konkretnej sprawy.
7. Twoje prawa
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16 RODO);
- usunięcia danych, jeżeli zachodzi jedna z przesłanek określonych w art. 17 RODO;
- ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
- przenoszenia danych, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
- wniesienia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO; wobec marketingu bezpośredniego możesz sprzeciwić się w dowolnym momencie (art. 21 RODO);
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że przetwarzanie narusza przepisy.
Prawa te nie mają charakteru bezwzględnego. Przykładowo, prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania, gdy ich dalsze przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Wniosek możesz przesłać na adres biuro@e-podatki.eu albo pocztą na adres siedziby. Możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca, z uwzględnieniem terminów i wyjątków przewidzianych w RODO.
7.1. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi zapytania, przesłania zamówionego materiału, zawarcia lub wykonania umowy. Ich niepodanie może uniemożliwić realizację danej czynności. Dane wymagane przez organ lub przepisy prawa są niezbędne do przeprowadzenia właściwego postępowania lub rozliczenia.
7.2. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Narzędzia analityczne mogą tworzyć statystyki lub segmenty techniczne, ale nie służą one do podejmowania takich decyzji.
9. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie połączenia TLS, kontrolę dostępu, mechanizmy uwierzytelniania, kopie bezpieczeństwa, aktualizacje oprogramowania oraz procedury ograniczające dostęp do danych do osób, które potrzebują go do wykonywania obowiązków. Regularnie oceniamy adekwatność zabezpieczeń. Żaden sposób transmisji lub przechowywania danych nie zapewnia jednak absolutnego bezpieczeństwa.
Dokumentów podatkowych i finansowych nie należy przesyłać przez niezabezpieczone lub przypadkowe kanały. Jeżeli przekazanie dokumentów jest potrzebne, korzystaj z kanału wskazanego przez naszego pracownika i przesyłaj wyłącznie dane niezbędne do sprawy.
10. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany przepisów, zakresu usług albo wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą rozpoczęcia jej obowiązywania. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na sposób przetwarzania danych, przekażemy odpowiednią informację w Serwisie lub – gdy jest to wymagane i możliwe – bezpośrednio osobom, których dane dotyczą.
Jeśli masz pytania dotyczące przetwarzania danych albo chcesz wykonać swoje prawa, napisz do nas.